Analista Administrativo [Colombia]

 

Descripción de la empresa

SGS es Lider mundial en inspección, verificación, análisis y certificación. Esta considerada como la principal referente mundial en calidad e integridad. Contamos con mas de 94.000 empleados y con una red de mas de 2.600 oficinas y laboratorios por todo el mundo.

Descripción del empleo

• Asistir en el desarrollo de los programas y actividades del área.

• Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
• Montar requerimientos en el sistema y hacer seguimiento de la aprobación de este y la emisión de la orden de compra por diferentes conceptos, tales como: pagos de servicios, alquileres, y otras asignaciones especiales.
• Seguimiento al pago oportuno de servicios públicos, arriendos de las sedes asignadas, para evitar suspensiones de servicios y sobrecostos a la compañía.
• Velar por el buen uso y cuidado de los activos fijos de la compañía, reportando cualquier deterioro o daño en los mismos para su respectivo mantenimiento.
• Programar los mantenimientos preventivos y correctivos para los activos fijos de la compañía.
• Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos en lo relacionado con reciclaje, reutilización, almacenamiento y/o reducción de residuos sólidos.
• Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del programa de 5S por medio del programa de orden y aseo establecido por la compañía.
• Realizar seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
• Llevar registro y control de los recursos financieros asignado al área.
• Recibir y revisar las facturas de proveedores antes de circular a contabilidad, y entregarlas de acuerdo con el tiempo de cierre establecidos por la compañía.
• Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos.
• Brindar apoyo logístico en actividades especiales de los sectores de la compañía.
• Hacer visitas periódicas a las sedes asignadas diligenciando el formato de Check list donde se reportan las novedades y se debe hacer el seguimiento de cada hallazgo.
• Llevar y mantener actualizado archivo del área.
• Atender e informar a las partes interesadas sobre los procesos a su cargo.
• Elaborar solicitud de cotizaciones de los servicios administrativos que se requieran para toma de decisiones junto con su jefe inmediato.
• Mantener informado al jefe inmediato sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
• Archivar y llevar el control de los documentos del área.
• Solicitar y verificar los soportes demostrativos de los gastos realizados.
• Gestionar procesos de legalización de anticipos a su nombre y de proveedores
• Controlar y administrar los contratos con proveedores y subcontratistas.
• Coordinar las compras, conforme los planes de inversión aprobados.
• Llevar control diario de labores mediante la matriz de gestión de seguimiento del área
• Apoyar los proyectos corporativos y velar por su eficiente implementación
• Solicitar al jefe inmediato aprobación de requerimientos (según corresponda)
• Apoyar en la elaboración de presupuestos de los proyectos.
• Presentar oportunamente los informes que le sean solicitados.
• Manejar el software especializado (cuando se requiera).
• Presentar mensualmente informe de gestión administrativa a la gerencia administrativa
• Velar porque el área de sistemas realice un Back-up de la información a su cargo.
• Proporcionar la información requerida por parte de los proveedores sobre el estado del pago de sus facturas.
• Actualizar tablas de distribución de gastos compartidos para las sedes
• Gestionar de manera oportuna y eficiente los procesos asignados bajo su responsabilidad como: Pólizas, Comunicaciones, Gestión documental, Radicación de facturas, contratos de arriendo, Mensajería y correspondencia, viajes, recolección de escombros, servicios de seguridad y aseo las Pólizas, y gestión de activos.
• Elaborar proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de arrendamientos y pago de alquileres, según corresponda.
• Recibir y tramitar la solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
• Asegurar la participación en las auditorias tanto internas como externas.

• 
  Dar respuesta oportuna a todas las solicitudes e inquietudes por partes de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los diferentes procedimientos administrativos.
• Reportar a su jefe inmediato cualquier situación que atente contra el código de integridad de SGS.
• Las demás que le asigne su jefe inmediato.

Funciones y Responsabilidades SST

• Velar por el mantenimiento, resultados del sistema y la política SIG
• Reportar dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana y los procedimientos internos, todo accidente de trabajo y ambiental que se presente a usted , a un tercero o al medio ambiente, al igual que peligros y aspectos no previstos, falencias en EPPs, condiciones de seguridad y controles ambientales.
• Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud, y/o ante procesos o solicitudes por entidades legales o mandatarias.
• Procurar el cuidado integral de su salud, haciendo uso apropiado de los implementos de seguridad y protección, acatar las señales, avisos, instructivos y procedimientos de trabajo seguro.
• Procurar el cuidado y protección del ambiente, implementando los controles establecidos en las fichas y programas ambientales, acata las prohibiciones y restricciones ambientales establecidas en el área de trabajo.
• Participar en investigación de incidentes según procedimiento de Investigación.
• Asegurar las condiciones de seguridad para ejecutar la actividad
• Cumplir la normatividad nacional, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el Trabajo como el cumplimiento de instrumentos de seguimiento y control ambiental (licencia - PMA, entre otros) de la empresa.
• Participar en todas las actividades de capacitación, campañas / talleres y formación, etc., en el SST y GESTION AMBIENTAL que la compañía programe.
• Participar activamente en el diseño de políticas, objetivos y programas HSE a nivel corporativo.
• Informar sobre la conformidad de los procesos, realizar alertas y establecer recomendaciones u opciones de mejora de los procesos de la compañía.
• Planificar, implementar y evaluar el SG - SST, GESTION AMBIENTAL Y DE CALIDAD, a través de los compromisos y lineamientos determinados por la política SGI.
• Preparar y establecer planes de control, mitigación, reacción ante los posibles escenarios de emergencia.

Requisitos

Formación académica: Profesional Administración de Empresas/ Ingeniería Industrial o afines.

Experiencia: 3 años en cargos similares

Información adicional

Salario: Acorde al salario de analista Administrativos de SGS

Esta persona remplazará a Cinthia Morelos que fue promovida a profesional de Costos e Inventarios

 

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